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研究實踐高校后勤信息化平臺建設路徑研究及建議

  

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摘要:近年來全國高校大力開展后勤信息化平臺建設,各種模式、路徑、產品紛紛涌現。由于缺乏統一標準和建設經驗,高校后勤信息化平臺建設還在摸索中前行,本文結合對首都高校后勤信息化建設的調研結果和本校的信息化平臺建設實踐,提出了相關建設標準、原則和路徑的建議,就信息化平臺實施的步驟與方法作初步探究,為其他高校提供參考。

 

關鍵詞:高校后勤;信息化平臺;建設標準; 建設路徑

 

近十幾年來信息技術和網絡技術發展逐漸成熟,使高校后勤信息化成為可能。全國各高校積極開展后勤信息化平臺建設,采用先進的計算機、通信、互聯網等信息化技術和產品,將后勤服務實體的管理和業務納入到統一的信息平臺上,實現人事、資產、財務、采購、餐飲、公寓、物業等方面的管理,以此不斷提高管理、服務、決策的效率和水平。

由于后勤信息化平臺建設是一個復雜的系統工程和創新工程,目前各高校在建設過程中亦遇到了諸多棘手問題,本文結合對首都高校后勤信息化平臺建設調研結果和本校后勤信息化平臺建設實踐,提出關于建設標準和建設路徑的建議,為其他高校提供參考。

一、后勤信息化平臺建設現狀

高校后勤信息化平臺建設工程龐大、復雜,需投入大規模的人力、物力、財力來確保整個工程的合理、有序、高效運行。在高校后勤信息化實踐探索中并無標準模式可循,由于各個高校的規模、實力、發展水平不同,加上地區差異,使得我國高校后勤信息化建設的發展程度參差不齊。部分高校的后勤信息化建設還停滯在比較傳統、原始的管理和服務狀態,這種情況多出現于學生數量較少、資金保障不足的高校中;而少數高校的后勤服務管理,已走在信息化的最前沿,將后勤管理和業務集成到統一平臺上,實現高效的管理和優質的服務;而大部分高校僅停留在局部信息化的層面上,開發或引進如資產管理、公寓管理、采購管理等熱門管理軟件,滿足其最迫切的管理需求。公寓管理在信息化建設相對起步較快,較多學校應用了公寓管理系統,實現了學生公寓的床位、人員、公寓設備、服務等的動態管理。不同高校后勤需求不同,因而進行信息化建設的切入點也不同,如北京化工大學優先引進餐飲管理系統,中國地質大學則自主開發了公寓管理系統。

目前,部分高校對信息化平臺的內涵認識不足,大部分高校進行的信息化平臺建設其實是自身管理的信息化過程,只開發主頁和引進一些人事、財務、資產管理系統。調研顯示,63%的學校建立了專門的后勤網站,40%的學校部分地使用了后勤管理軟件,8%左右的學校全面使用了后勤信息化管理軟件。這些實踐雖然可以盡快提升后勤整體管理水平,但是有時難以得到學校的大力支持。后勤的宗旨是保障服務,進行信息化平臺建設亦應從“服務”二字切入。很多學校在服務信息化上的建設力度較差,僅限于網上報修、在線意見反饋等,而其他服務仍采用電話預定或書面訂單方式,在網絡服務發達的現今,這種傳統服務模式顯然是落后于社會腳步并且不能充分滿足師生需求的。目前僅少數高校開展服務信息化的實踐,清華大學自主開發的“我們的家園-學生社區”系統,集成了后勤服務的各個層次和方面,受到了師生的好評。西北工業大學從2011年開始規劃建設后勤集團綜合信息化服務平臺,為師生提供規范、便捷、全面的“一站式”解決方案的綜合信息服務系統。

目前高校后勤信息化市場很大,但只有少數幾家專業公司致力于開發全面覆蓋高校后勤管理的軟件,高校后勤可選擇余地甚小。另外市場上的相關系統軟件,較為分散,魚龍混雜,盡管學校有較大的需求,但難以選擇和把握,并且專業公司也常常存在著不熟悉高校后勤的實際工作,其開發出的技術在實際應用中往往需要反復多次調整和修改,因而也影響和制約著后勤信息化的實施。

二、后勤信息化平臺建設標準

后勤信息化不單純是工具和手段的升級,更重要的是后勤整體組織機構、管理水平、運行機制、競爭能力、人才隊伍、服務流程優化和規范化、標準化管理等多方面的提升。因此信息化平臺建設標準至少應包含以下內容:

1.形成發展的管理理念。信息技術不是一種孤立的技術,在實現高校后勤信息化的過程中,需要管理理念和制度的支持,要與后勤實體的產權制度改革、組織機構的調整、業務流程的優化相配套。因此,對于高校后勤信息化要保持發展的觀點、動態的觀點,應隨著技術的發展和管理理念的更新以及后勤工作的改革而完善。

2.形成穩定的制度保障。在信息化建設中,統一的業務管理規范、明確的政策規定和完善的監督管理條例是高校后勤信息化建設的重要前提,也是實現精細化、規范化和科學化管理的重要保證。

3.形成高素質人才隊伍。人力資源的水平將直接影響到高校后勤信息化建設的步伐,專業人才和技術人才儲備是高校后勤信息化建設的重要保障。要做好信息化建設,必須有一批能很好利用高校信息化系統的高素質人才隊伍。必須選拔一批有信息化意識、愛崗敬業、懂技術的管理型人才、知識型人才和專業型人才充實到后勤隊伍中來。

4.配備實用的技術設備。信息化建設的物質基礎是大量的信息技術產品的投入,高校后勤信息化需要一定的硬件資源和各類軟件平臺的支持,對軟件要求較高,涉及范圍較廣,包含網上辦公系統、公寓管理系統、人力資源系統、財務管理系統、水電管理系統、采購管理系統等,自行開發和引進使用的技術設備產品是否符合工作需求是后勤信息化建設考核的重要指標。

5.實現統一的實施標準。建成的信息化平臺要實現互聯互通,避免形成“信息孤島”,因此在建設過程中要實施統一標準。包括①整合的基礎設施:需要基礎設施的軟硬件平臺建設符合統一選型規范和采購標準;②整合的數據環境:需要業務數據的組織和管理符合統一的數據標準、交換標準和管理規范;③整合的用戶:需要用戶的電子身份和系統訪問符合統一的編碼標準、認證標準和操作規范;④整合的應用:需要應用系統的技術架構、訪問模式和應用間調用符合統一的技術規范、界面規范和接口調用標準;⑤整合的權限:需要業務控制符合統一的權限模型、權限管理規范和訪問控制規范;⑥整合的流程:需要業務流程符合統一的業務模型、服務架構規范和流程接口規范。

6.實現高效的工作效率。后勤辦公信息化管理改變了以往手工操作、人工傳遞的后勤管理方式。在以現代化、網絡化手段管理和傳輸信息,處理事務,實行無紙化辦公的信息化辦公方式中,極大地提高了工作效率和工作質量。

7.實現暢通的資源共享。后勤信息化平臺就是要將分散的、孤立的信息匯總處理形成信息管理鏈,處理分析統計各個實體職能部門的管理數據,溝通師生需求和實體提供的服務,以降低整體運行成本,使資源得到重組,創造效益最大化,使后勤管理服務成為統一體。

三、后勤信息化平臺建設原則

后勤信息化平臺建設的總體策略是管理升級、技術支持;總體規劃、分步實施;統一標準、互聯互通。在具體建設中,要考慮以下原則。

第一,先進性原則。系統開發一方面要符合后勤管理業務的實際需要和要求,另一方面不能簡單的照搬手工作業,將手工作業程序計算機化而已,而是需要根據計算機信息管理的特色,結合后勤管理作業要求,引進先進的管理思想,對后勤管理作業的程序進行一定的優化,同時對后勤管理作業中的數據流進行整理,從而避免現在手工作業中,數據從多個來源采集而造成的數據冗余、失真,從而提升后勤管理的水平,同時避免了虛假信息的產生。

第二,經濟性原則。一般來講,根據信息化平臺規模大小和功能高低,開發或購買投入一般為數萬元至數十萬元,一般來說綜合類平臺的使用花費相對較高。在保障提高效益,縮減花費的基礎上,各高校后勤單位均應根據自己本單位的實際情況選擇自己的信息管理系統平臺來源形式和類別。經濟原則在很大程度上決定了后勤管理部門只能在重要領域中選擇關鍵因素進行信息化建設與改造,而不是對所有環節都開展信息化應用,對一些確認無誤的程序性和技術性事項可以從略,對一些無實際效用的模塊與子項目要忽略甚至刪減。

第三,實用性原則。使用信息化平臺的目的為優化本單位業務工作和提供服務質量。選擇平臺時應立足于本單位的實際需要,不要盲目選擇華而不實的產品,而且應提前和平臺開發者進行充分溝通,以期達到產品功能應用的最大化。

第四,漸進性原則。后勤信息化建設首先必須要進行長遠的整體規劃,同時應該結合高校后勤的實際情況進行準確定位,并分階段地逐步推進。高校后勤的管理部門的進步、發展和提高是具有持續性的,這就要求開展信息化建設過程中要循序漸進。此外,在最初開發或購買信息管理系統平臺時就應選擇開放式的、方便擴展的平臺,能夠進行適時性的功能更新。

第五,安全性原則。信息化平臺是后勤管理處及后勤實體的核心工作系統,安全性是整個后勤作業系統安全、有效、高效運行的重要保證。系統開發過程中要盡量選用成熟的技術并且以成熟的管理思想為指導進行開發工作,在保證應用系統物理安全和網絡安全的基礎上,充分保證數據存儲安全、數據傳輸安全、數據庫安全、應用系統安全等,同時通過安全制度建設和安全教育培訓保證安全體系的有效實施。

四、中國石油大學(北京)后勤信息化平臺建設規劃

后勤信息化平臺建設可以分部門,按步驟實施,有如下幾種思路可參考。①在后勤系統中選擇條件最成熟、最急需、見效最快的部門先行實施,如公寓中心、餐飲中心等。很多高校后勤搞信息化工程時都是從實施某個單項管理信息化項目做起的;②按照“先服務、后管理”兩步走的戰略,首先實現對外服務的信息化建設,再完成后勤內部管理的信息化建設;③優先引進各部門、各實體具有共性需求的系統,如資產、財務、人事、采購等。待條件成熟,再逐漸引進其他系統,最后將各部分整合成一個完整的信息化平臺。這樣也可以逐步解決資金問題。

中國石油大學(北京)在充分考慮資金、人力等情況下,選擇信息化平臺四步走的戰略,并根據具體情況,靈活選用、自主開發、外包開發、合作開發和整體引進等模式。

第一階段為構建后勤網站,由我校后勤管理處和信息技術中心聯合設計開發。包括工作動態、圖片新聞、通知公告、組織機構、規章制度、辦事指南、生活信息、實體公司專區、黨務工會、員工風采、下載專區、意見反饋等版塊。

第二階段為引進后勤服務子平臺,委托專業公司開發。全校師生員工可通過服務平臺,使用現有學號/工號登陸,獲取訂餐、訂票、訂車、報修、會務等服務并可進行意見反饋、在線調查等。服務平臺內嵌短信平臺,隨時提示、反饋師生,消除了用戶和服務網點之間由于信息不對稱所帶來的延遲和不便。通過該平臺,后勤實體能夠提供優質及時的保障服務。

第三階段為引進后勤管理子平臺,委托專業公司開發。各后勤實體可通過管理平臺實現主營業務管理、采購管理、人力資源管理、財務管理、資產管理等。優先引進餐飲管理系統和采購管理系統。通過該平臺,后勤實體能夠實現高效科學的管理。

第四階段為對已有信息化載體進行整合,形成后勤管理服務信息化統一平臺。該信息化平臺可對接校園網和一卡通系統。

我校后勤信息化平臺框架。人力資源管理系統、固定資產管理系統、財務管理系統、辦公管理系統,如學校整體購買,則各個部門包括后勤均可授權使用。采購管理系統、餐飲管理系統、車隊管理系統、公寓管理系統、出租房管理系統為業務管理系統,使用主體為不同后勤實體。

以上各個階段的建設均可分為準備階段、開發階段、實施階段、培訓階段和運維階段。該步驟既適合綜合的信息化平臺,也適合單獨子系統引進。

準備階段:摸清家底、調研需求,設計開發人員要與各相關部門不斷交換意見,初步明確信息化平臺的功能要求、性能要求、可靠性要求、安全保密性要求和開發周期、可使用資源等,進行經濟可行性和技術可行性分析。我校與后勤實體已分別座談,后勤實體就信息化建設現狀、業務需求以及對自身信息化建設的構想進行了描述。

開發階段:先進行總體設計,使平臺的各個模塊有機的結合在一起,相互共享,相互貫通,再對各個模塊結合管理部門的特點進行具體設計。在設計開發過程中,充分考慮后勤職工文化教育水平較低,系統要簡單實用,如盡量采用下拉菜單和鼠標操作等。

實施階段:按照需求購買服務器等硬件設備,軟件安裝,開通各客戶端,進行系統調試與模塊運作分析。通過與客戶端的協調,使各個模塊中設立數據庫,在不斷調試與磨合中得到優化。

培訓階段:系統開發公司對后勤管理處處管理員、后勤各實體管理員、各終端用戶進行應用培訓,使各終端用戶對所屬部門的管理系統熟練操作和運用。

運維階段:大量的工作是在信息化的運行過程中完成的,這就要求后勤管理部門在平臺運行過程中不斷修改更新,使信息化和部門管理運作真正融為一體。

     高校后勤信息化平臺建設是一項需要更新觀念、與時俱進、長期復雜的系統工程,應該充分認識到采取正確合理策略建設信息化平臺的重要意義,高度重視信息化建設的必要性,避免資金、人力浪費,充分發揮信息化平臺的作用,實現后勤管理服務功能最優化和效率最大化,為高校師生提供最優質的服務。

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